Document management software - digitale workflows
Binnen uw bedrijf circuleren vele documenten, zowel in digitale vorm als op papier. Denk aan e-mailbijlagen, ondertekende offertes, aankoopfacturen, arbeidscontracten, prijslijsten, enzovoort. Zonder een gestructureerd systeem kunnen deze documenten verspreid raken over verschillende locaties binnen uw organisatie. Dit veroorzaakt inefficiënties, kostbare tijdsverspilling en verhoogt de kans dat essentiële documenten kwijtraken of in onjuiste handen terechtkomen.
Initeam heeft ‘Inidocs’ ontwikkeld, een online documentenbeheersysteem dat deze problemen oplost.
Wat is een document management systeem?
Een document management systeem (DMS) is cruciaal voor moderne bedrijfsvoering. Door documenten digitaal te beheren, kunnen bedrijven hun workflow optimaliseren, kosten verlagen en de efficiëntie verhogen. Een digitaal documentbeheersysteem biedt de mogelijkheid om documenten veilig op te slaan, gemakkelijk terug te vinden en eenvoudig te delen binnen een organisatie.
Deze klanten werken al digitaal!
Voordelen document management systeem
Toegankelijkheid: Documenten zijn eenvoudig toegankelijk vanaf elke locatie en op elk moment. Dit is van groot belang voor teams die op verschillende plekken werken, zoals thuis en op kantoor, of voor medewerkers die regelmatig onderweg zijn.
Veiligheid: Digitale documenten kunnen worden beschermd met encryptie, wachtwoorden en gebruikersrechten. Dit verkleint de kans op ongeautoriseerde toegang of verlies van gevoelige informatie.
Efficiëntie & kostenbesparing: Digitaal documentbeheer maakt fysieke opslagruimtes overbodig en bespaart tijd bij het zoeken naar documenten. Medewerkers hebben altijd toegang tot de meest recente versie van elk document, wat de efficiëntie verhoogt.
Voordelen 'Inidocs' DMS
Gebruiksvriendelijk: De software is eenvoudig toegankelijk via een internetbrowser, wat betekent dat er geen extra installatie of speciale configuratie nodig is. Dit zorgt ervoor dat gebruikers snel en gemakkelijk kunnen beginnen.
Open architectuur: Dankzij de open architectuur is het systeem flexibel en schaalbaar, waardoor het eenvoudig te integreren is met andere bedrijfssoftware en applicaties.
Veilig: Inidocs biedt robuuste beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat alle documenten en gegevens beschermd zijn tegen ongeautoriseerde toegang. Dit omvat regelmatige back-ups en rolgebaseerde toegang, zodat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot gevoelige informatie.
Wat is het verschil met Google Drive of OneDrive?
Cloudopslagdiensten zoals Google Drive en OneDrive zijn gebruiksvriendelijke en kostenefficiënte oplossingen, ideaal voor specifieke toepassingen en particulieren. Een speciaal ontwikkeld documentbeheersysteem, zoals Inidocs, biedt uw organisatie echter geavanceerdere mogelijkheden voor het opzoeken en beveiligen van documenten. Bovendien maakt het integraties met uw boekhoud- en ERP-software mogelijk, waardoor de efficiëntie en opbrengst voor uw bedrijf aanzienlijk kunnen toenemen.
Wilt u ook digitaliseren?
Laat uw gegevens na, wij contacteren u zo snel mogelijk!
